Die Moretti Arbeitsbühnen AG nutzte ursprünglich ein Excel-Dokument, in dem jede Arbeitsbühne als eigene Zeile erfasst wurde. Dieses System führte jedoch zu einer doppelten Pflege der Auftrags- und Kundendaten – einmal in Excel und dann im ERP-System. Die Arbeitsweise war mit vielen Problemen behaftet: Häufige Schwierigkeiten mit der Excel-Datei, eingeschränkte Darstellungsoptionen und mühsamer Zugang von unterwegs erschwerten den Arbeitsalltag. Zudem musste für jeden Auftrag ein Übernahmeprotokoll manuell erstellt und ausgefüllt werden. Es gab keine direkte Kommunikation mit den Kunden, wie etwa die automatische Erstellung und Versendung von Mietbestätigungen, was den gesamten Prozess verkomplizierte.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wurde zunächst eine detaillierte Analyse der Abläufe und Anforderungen durchgeführt. Dabei wurden die bestehenden Prozesse identifiziert und die wichtigsten Anforderungen an das neue System herausgearbeitet. Im Anschluss entwickelten wir das Lösungsdesign, definierten die benötigten Datenbanken und Datensätze und erstellten ein Lösungskonzept. Designentwürfe für die Benutzeroberfläche wurden erstellt, um eine benutzerfreundliche und effiziente Anwendung zu gewährleisten, die alle Anforderungen des Kunden erfüllt.

Die entwickelte benutzerdefinierte Dispositionssoftware ermöglicht eine vollständige Automatisierung und Vereinfachung der Arbeitsprozesse. Sie bietet individuelle Ansichten, wie eine Timeline-Ansicht für die Dispositionsplanung und eine Tabellenansicht für die Gesamtübersicht aller Aufträge. Aufträge, Arbeitsbühnen, Kunden und Kontakte können jetzt schnell und einfach über Formulare erstellt werden. Für jeden Auftrag wird automatisch ein Übernahmeprotokoll generiert, basierend auf einer dynamischen PDF-Vorlage, die sich mit den Inhalten eines Datensatzes füllt. Kunden erhalten nach der Mietanfrage automatisch eine Mietbestätigung mit allen relevanten Informationen. Zudem werden alle Kontakte automatisch mit Microsoft 365 (Outlook) synchronisiert, was eine zentrale und fehlerfreie Verwaltung der Kundendaten ermöglicht. Dank des webbasierten Ansatzes ist das Dispositionstool nun von überall zugänglich. Diese Lösung spart dem Team von Moretti Arbeitsbühnen AG mindestens 3 Stunden pro Woche und hat insgesamt eine Kosteneinsparung von über 40% erzielt.